Политика за поверителност

allinvoices.app е услуга за автоматично сканиране и извличане на данни от фактури, касови бележки и счетоводни документи, предназначена за български счетоводители и фирми.

Администратор на лични данни и доставчик на услугата е „Хевън Интерактив“ ООД, ЕИК 201565871, имейл за връзка info@heaven-interactive.com. Не сме определили длъжностно лице по защита на данните; всички въпроси се отправят на посочения имейл.

Когато счетоводна кантора качва документи на свои клиенти, кантората е администратор на съдържащите се в тях лични данни, а „Хевън Интерактив“ ООД ги обработва от нейно име по чл. 28 GDPR, съгласно Общите условия.

• Изображение или файл на качения документ
• Извлечени структурирани данни: номер, дата, суми, ЕИК, ДДС№, име и адрес на доставчик и клиент, позиции
• Имейл адрес, работно пространство и роля при регистриран потребител
• Данни за абонамента и плащанията (картовите данни се въвеждат директно при Stripe и не достигат до нас)
• IP адрес — за ограничаване на честотата на заявките и за сигурност

Предоставянето на данните е необходимо за ползване на услугата и за сключване на договора; без тях не можем да обработим документите или да поддържаме акаунт.

• Предоставяне на услугата — сканиране, извличане, съхранение и експорт на документи; поддържане на акаунта (чл. 6, ал. 1, б. „б“ GDPR — изпълнение на договор)
• Абонаменти и фактуриране (чл. 6, ал. 1, б. „б“ и б. „в“ GDPR — договор и законово задължение по ЗСч и ЗДДС)
• Сигурност и предотвратяване на злоупотреби — ограничаване на честотата, одитен дневник (чл. 6, ал. 1, б. „е“ GDPR — легитимен интерес да пазим услугата и данните ви)
• Обработване от името на кантора — за данните в документите на нейните клиенти основанието се определя от кантората като администратор

Не извършваме автоматизирано вземане на решения, включително профилиране, което поражда правни последици за вас. Извлечените от изкуствен интелект данни са предложение, което потребителят проверява.

Данните се обработват от следните доставчици, с които имаме договори за обработване на данни по чл. 28 GDPR:

• Supabase Inc. — база данни, удостоверяване и файлово хранилище — сървъри във Франкфурт (ЕС)
• Vercel Inc. — хостинг на приложението и изпълнение на сървърните функции
• Stripe Payments Europe Ltd. — абонаменти, плащания и издаване на платежни документи
• Resend Inc. — изпращане на транзакционни имейли (известия, вход, отчети)
• Anthropic Ireland, Limited (Ирландия, ЕС) / Anthropic PBC (САЩ) — извличане на структурирани данни от качените документи и отговори на AI асистента (въпросът и обобщени ДДС данни на избрания клиент) чрез изкуствен интелект
• Mistral AI SAS (Франция, ЕС) — резервно разпознаване на текст (OCR) и извличане на данни, когато основната услуга е недостъпна

Данните, изпратени към Anthropic през API, не се използват за обучение на модели съгласно търговските условия на Anthropic. Anthropic изтрива входните и изходните данни в срок до 30 дни, освен когато търговските ѝ условия изискват по-дълго съхранение (напр. при нарушение на политиката за използване или по закон).

Не продаваме и не предоставяме данни на рекламодатели. Данни могат да бъдат предоставени на държавни органи само при законово основание.

Базата данни и файловете се съхраняват в ЕС (Франкфурт). Някои от изброените доставчици (Vercel, Resend, Anthropic PBC) са установени в САЩ, поради което данни могат да бъдат предадени извън Европейското икономическо пространство. Такова предаване се извършва само при подходящи гаранции по глава V GDPR — решение за адекватност (Рамката за защита на данните ЕС–САЩ) или стандартни договорни клаузи, одобрени от Европейската комисия. Копие от гаранциите може да поискате на имейла по-долу.

При регистриран потребител документите и извлечените данни се съхраняват в управлявана Postgres база в Франкфурт (ЕС), с изолация по работно пространство на ниво база данни, докато акаунтът е активен или докато кантората не ги изтрие.

Ако счетоводните документи трябва да се пазят по закон, сроковете са: 10 години за счетоводни регистри и финансови отчети, 3 години за други счетоводни документи (чл. 12 ЗСч), 50 години за ведомости за възнаграждения. Документите за нашите собствени фактури към абонатите се пазят 10 години.

Файл, качен без регистрация от началната страница, се обработва само за показване на резултата и не се записва в базата. IP адресите за ограничаване на честотата се пазят само в паметта на сървъра и изчезват при неговия рестарт.

• Достъп — копие на всичките ви данни
• Коригиране — корекция на неточни данни
• Изтриване — пълно изтриване след изтичане на нормативните срокове по ЗСч
• Ограничаване — временно спиране на обработването при спор за точност или законност
• Преносимост — експорт в JSON, XLSX и PDF
• Възражение — срещу обработване на основание легитимен интерес

Отговаряме в срок до един месец. Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, София 1592, www.cpdp.bg.

Не използваме рекламни бисквитки. Единствените технически бисквитки пазят сесията ви и избраната тема на интерфейса. Не споделяме данни с рекламодатели и не правим проследяване между сайтове.

Всички комуникации са криптирани (HTTPS, TLS 1.3, HSTS). Ключовете за достъп се пазят като environment variables и никога не достигат до браузъра. Поддържаме одитен дневник за всяка чувствителна операция — промяна на роля, изтриване на клиент, експорт.

allinvoices.app не обработва касови продажби и не взаимодейства с фискални устройства, следователно не попада в обхвата на СУПТО (Прил. 29, Наредба Н-18). Извлечените данни от фактури съответстват на чл. 114 ЗДДС.

За въпроси относно поверителността или упражняване на правата ви по GDPR пишете на „Хевън Интерактив“ ООД:

info@heaven-interactive.comallinvoices.app